Případová studie: Převzetí vývoje interního ERP a CRM systému pro autoškolu ABC firmou Etyka

Úvod

Autoškola ABC je uznávanou autoškolou se sídlem v Brně, která poskytuje školení a výuku řidičů pro širokou škálu vozidel. S flotilou více než 15 automobilů a 8 motorek se za více než dvacet let své existence etablovala jako spolehlivý poskytovatel vzdělávání v oblasti silniční dopravy. S rostoucím počtem klientů a zaměstnanců narůstala potřeba efektivní správy interních procesů. Autoškola proto zadala vývoj vlastního ERP (Enterprise Resource Planning) a CRM (Customer Relationship Management) systému na míru externí IT firmě. Po částečném dokončení projektu však původní dodavatel nedokázal splnit očekávání ani zajistit dlouhodobou podporu. V této situaci převzala vývoj IT firma Etyka, která projekt zdárně dokončila a přizpůsobila specifickým požadavkům autoškoly.

Výchozí situace

Autoškola ABC před převzetím vývoje firmou Etyka čelila několika problémům:

1. Neefektivní správa zdrojů: Evidence vozidel, plánování jízd a harmonogramy instruktorů byly vedeny v Excelu a papírových dokumentech, což způsobovalo časté chyby a zpoždění.

2. Rostoucí nároky klientů: Klienti očekávali rychlé a přesné informace o dostupnosti termínů školení a jízd, což stávající procesy nezvládaly.

3. Problémy s původním systémem: Externí IT firma vytvořila základ ERP a CRM systému, ale po roce spolupráce projekt stagnoval. Systém byl funkční jen částečně, postrádal integraci a nebyl připraven na další rozvoj. Komunikace s dodavatelem navíc vázla.

4. Legislativní požadavky: Autoškola musela zajistit soulad s českými předpisy týkajícími se školení řidičů a evidence výuky, což vyžadovalo specifické funkce v systému.

Cíl projektu

Cílem spolupráce s firmou Etyka bylo:

• Dokončit a vylepšit rozpracovaný ERP a CRM systém.
• Zoptimalizovat správu vozidel, motorek, instruktorů a klientů.
• Zajistit intuitivní rozhraní pro zaměstnance a samoobslužný portál pro klienty.
• Vytvořit škálovatelný systém přizpůsobený budoucím potřebám autoškoly.

Řešení od firmy Etyka

Etyka přistoupila k projektu s důrazem na analýzu existujícího systému a využití jeho funkčních částí. Proces převzetí a dokončení probíhal v několika krocích:

1. Analýza a převzetí kódu

Tým Etyky provedl audit kódu od původní externí firmy. Identifikoval slabá místa, jako nedostatečnou dokumentaci a nekonzistentní strukturu, a navrhl postup pro jeho přepracování a dokončení. Díky zkušenostem s přebíráním projektů Etyka rychle nastolila jasný plán.

2. Návrh architektury

Etyka navrhla modulární architekturu, která oddělila ERP (správa zdrojů) od CRM (správa klientů) a zároveň zajistila jejich hladkou integraci. Systém byl postaven na moderních technologiích (např. .NET Core pro backend a React pro frontend), aby byl rychlý a udržitelný.

3. Klíčové funkce systému

• ERP modul:
• Evidence a plánování údržby 15 vozidel a 8 motorek (servisy, STK). 
• Harmonogram instruktorů s automatickým přiřazováním jízd a školení řidičů podle dostupnosti. 
• Finanční přehled (fakturace, náklady na provoz).
• CRM modul:
• Databáze klientů s historií školení, výuky a plateb. 
• Samoobslužný portál pro klienty (rezervace jízd a školení, kontrola pokroku). 
• Automatické notifikace (SMS/e-mail) o termínech jízd, školení a zkoušek.

• Integrace: Soulad s legislativou (export dat pro úřady týkající se školení řidičů) a propojení s účetním softwarem.

4. Testování a nasazení

Etyka provedla důkladné testování, včetně zátěžových testů pro zajištění stability při souběžné práci více uživatelů. Systém byl nasazen na cloudovou infrastrukturu, což zajistilo dostupnost a snadnou správu.

5. Školení zaměstnanců a podpora

Zaměstnanci autoškoly ABC prošli školením na používání nového systému, zaměřeným na správu jízd, školení řidičů a administrativu. Etyka poskytla také průběžnou podporu a SLA (Service Level Agreement) s rychlými reakčními časy pro případné úpravy.

Výsledky

Po dokončení projektu firmou Etyka autoškola ABC zaznamenala výrazné zlepšení:

• Efektivita procesů: Plánování jízd a školení řidičů se zrychlilo o 40 % díky automatizaci a přehlednému rozhraní.

• Spokojenost klientů: Samoobslužný portál snížil počet telefonických dotazů o 60 %, klienti ocenili snadný přístup k rezervacím a informacím o školení.

• Úspora času: Administrativa spojená s evidencí školení a fakturací klesla o 30 %, což umožnilo zaměstnancům věnovat více času výuce a školení řidičů.

• Škálovatelnost: Systém je připraven na rozšíření flotily či zařazení nových školení do nabídky.

Závěr

Převzetí vývoje firmou Etyka zachránilo autoškolu ABC před neúspěšným projektem původního dodavatele a přineslo plně funkční ERP a CRM systém šitý na míru jejím potřebám. Díky odbornému přístupu a efektivnímu řízení Etyka dokončila projekt během šesti měsíců od převzetí. Autoškola ABC nyní využívá moderní nástroj, který zefektivňuje provoz, usnadňuje školení řidičů a posiluje její pozici na trhu vzdělávání v Brně.

Tato případová studie demonstruje, jak může zkušený IT partner jako Etyka přeměnit problematický projekt v úspěšné řešení, které přináší dlouhodobou hodnotu.